四川省社会科学院关于规范公文处理程序的通知

    各所、处（室及中心）、研究生学院和经理日报社：
    为了进一步促进办文规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，依据国家和省政府公文处理有关规定，现结合我院实际，就进一步规范公文处理程序通知如下：
    一、收文管理
    凡党政办公室接收的各级公文，均由办公室行秘科（以下简称“行秘科”）统一签收、拆封、登记和管理。传真或电话通知，行秘科要做好记录并及时送有关领导批示。开会领取或有关部门交带的公文，经手的同志要及时把公文交由行秘科登记处理。
    收文办理的主要程序为：签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、办结归档。
    （一）签收、登记。上级机关或其他部门、单位送来的公文，由行秘科负责签收。公文拆封由行秘科办理，其他人员非经同意不得私自拆封；标明领导姓名“亲收”的公文、信函，应交领导本人自己处理。行秘科收文后，登记填写《文件处理签》、《阅办文件处理签》和《交办文件处理签》，在收文后的1个工作日内送办公室负责人签写拟办意见。
    （二）分发、拟办。根据来文性质可分为传阅件和拟办件两大类。对于非承办性的公文，根据院领导的批示，由行秘科登记后分发各有关领导或处室传阅，并作好记载，传阅后及时收回。拟办件由行秘科填写阅示单，由办公室负责人提出拟办意见后分送有关领导批示。
    （三）审稿、批办、承办。为提高办文实效，领导签阅要签明阅文时间，批办意见要明确、具体，注明办理时限、主办单位或主办人；对需要两个以上部门办理的，批示或拟办意见中应当明确主办部门。文件由行秘科负责传送，传阅性公文在3天内阅知后交还党政办公室，无特殊原因，文件不能横传。凡领导的批示件，应由行秘科送达有关部门和人员按领导批示和文件要求及时办理。
    （四）催办。行秘科按交办件的要求适时催办。
    （五）办结归档。文件办结后，立即将文件移交给行秘科进行归档处理。
    二、发文管理
    发文办理的主要程序为：草拟、核稿、审核、签发、印发、办结归档。
    （一）草拟。按照“谁承办，谁拟稿”的原则，一般由主办单位拟稿。对拟稿的要求是：所拟文稿内容要符合法律法规、方针政策，反映情况要真实、准确，文字规范，文章精炼，结构严谨，人名、地名、数字、引文、主题词准确无误。拟制紧急公文时，应体现紧急的原则，并根据实际需要确定紧急程序。拟文一般应以打印件送审（同时将电子文档送交打印室），并附有关依据材料，包括有关文件、材料、领导批示及相关依据文字等，附件可用复印件。以院党委、行政名义的发文，需用发文拟稿纸，其标题、主题词、主送、抄送、拟稿单位、拟稿人等均应填写清楚。
    （二）核稿。文稿送文秘科进行文书处理后，送拟稿单位负责人审核。对核稿的要求是：重点审核是否需要行文，是否经过协商、会签，文种使用、行文格式、文字表述、报送单位、紧急程度、密级等是否符合规范，并按要求修改完善。文稿内容涉及有关部门的应交有关部门会签。
    （三）审核。党政办公室负责人负责审核文稿并提出审核意见。对审核的要求是：重点审核文稿内容依据是否充分，情况是否属实，政策措施是否恰当，与工作是否相一致。
    （四）签发。院党委、行政（含办公室）发出的文件，按照规定的职责权限，经相关领导审定、签发。院领导明确签署审定及发文的意见，并将姓名和年、月、日用钢笔或签字笔、毛笔书写齐全。
    （五）印发。文件签发后交文秘科编号、核实印发份数、填发打印通知单由打印室负责印刷。复核、校稿工作由拟稿人负责。文件打印必须保质保量，特急件限时印发，急件一天内印发，一般性文件三天内印发。
    （六）办结归档。文件印发后，拟文单位将底稿连同两份正式文件送文秘科统一存档，制发的文件或需对外发送的有关资料，由主办单位按照发送范围及时发送。立卷时要反映文件形成过程，完整有序，不得缺漏。
    三、文件借阅
因工作需要借阅有关文件的，要及时向党政办公室办理登记借阅等有关手续；复制文件需经办公室负责人批准。机密性文件的借阅，需征得办公室负责人同意，在指定地点借阅。
           
                                                                                                                                                               二○○八年二月二十八日