司法部、国家档案局有关负责人就《公证档案管理办法》答记者问
杨波
2025年06月05日 00:00
司法部网站近日，司法部、国家档案局印发了《公证档案管理办法》（以下简称《办法》），司法部、国家档案局有关负责人就《办法》的有关问题回答了记者提问。
问：请介绍《办法》修订的背景。
答：公证档案是记录公证活动过程的基本载体，是国家档案的重要组成部分，也是公证执业监督和质量管理的主要依据。1988年，司法部、国家档案局印发《关于发布〈公证文书立卷归档办法〉和〈公证档案管理办法〉的通知》，是我国较早出台的专业档案管理规范。《办法》施行以来，在指导公证机构开展公证档案的保管和利用，促进公证业务规范化办理等方面发挥了积极作用。目前，各地公证机构形成并保管了大量公证档案，近年来以年均1000多万卷的数量快速增长。2020年修订的《中华人民共和国档案法》和2024年颁布实施的《中华人民共和国档案法实施条例》，对新形势下我国档案管理工作提出了新要求。为适应公证行业的快速发展和档案管理要求的变化，亟需对《办法》进行修订完善。修订过程中，司法部、国家档案局联合开展了调研，广泛听取了地方档案管理部门、公证管理部门、一线公证执业人员和专家学者的意见，完成了此次修订工作。
问：修订《办法》的主要思路是什么？
答：《办法》的修订主要遵循以下思路：一是依法规范调整。贯彻落实《中华人民共和国公证法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等法律法规有关档案管理工作要求，明确公证机构和司法行政机关、档案主管部门、公证协会对公证档案管理的工作职责，加强部门间协调联动，形成工作合力。二是满足新时代工作需求。适当扩大公证档案概念范围，推进公证电子档案信息化建设，优化公证档案保管期限，完善公证文书材料归档范围，对公证机构通过购买服务方式委托档案服务企业进行档案管理提出要求，助力公证工作发展。三是规范工作流程。完善公证档案利用规则，规范内部利用的条件和要求，区别不同主体的利用程序和条件；明确公证档案向国家综合档案馆移交的条件等内容，指导公证机构的档案管理工作。
问：《办法》对公证档案管理部门职责有何规定？
答：公证档案管理部门既有公证行业的行政主管部门和行业自律组织，也有国家档案主管部门。为强化监督管理，《办法》完善了公证档案管理部门的职责任务：一是明确工作职责。《办法》明确国务院司法行政机关负责制定全国统一的公证档案工作制度，并与国家档案主管部门对全国公证档案工作进行监督、指导和检查。县级以上地方司法行政机关与档案主管部门对本行政区域内的公证档案进行监督、指导和检查，公证协会配合司法行政机关开展对公证档案工作的指导和培训。二是加强沟通配合。《办法》规定司法行政机关、公证协会应当与同级档案主管部门加强沟通协调，做好本地区公证档案移交、保管、检查和公证机构档案工作人员培训等工作。三是强化监督检查。《办法》要求司法行政机关、公证协会和档案主管部门加强对公证档案管理各项工作的监督检查。
问：《办法》增加公证机构通过购买服务方式委托档案服务企业提供相关服务的内容，是有何考虑？
答：《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施条例》对档案服务企业参与档案工作作出了明确规定。一直以来，公证档案主要由公证机构自行保管，有部分移交当地档案馆保管。近年来，一些地方公证机构为优化完善公证档案管理，委托具有专业资质的档案服务企业开展归档整理和数字化等方面的工作。《办法》明确公证机构可以购买档案服务企业的相关服务，但由于公证档案内容涉及当事人的商业秘密或者个人隐私，为确保档案不被毁损篡改、内容不被泄露，《办法》规定要严格审核档案服务企业的信息安全保障能力和业务资质，签订委托协议，对档案服务进行事前、事中、事后全过程监督，并对档案服务企业提供的档案服务管理提出了具体要求。
问：《办法》对公证档案利用有哪些规定？
答：公证档案利用是公证档案管理工作的重要方面。哪些主体可以利用公证档案、公证档案中哪些内容可以被利用、公证档案利用又须遵循怎样的程序，《办法》均作了进一步规范。一是要求公证机构建立公证档案利用制度，根据公证档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批、登记手续。二是加强内部利用管理，本公证机构工作人员利用公证档案，应当履行审批、登记手续，未经许可不得将公证档案带离指定区域。三是细化外部利用条件和程序，对本公证机构以外的单位、个人，针对不同的主体采取不同的处理方式，如增加了监察机关、国家安全机关等部门因办案需要利用公证档案的情形，明确其他公证机构因工作需要利用公证档案的要求，以及当事人自行或委托他人申请利用公证档案的程序，扩大和便利了公证档案的利用。
问：《办法》对公证档案的保管和销毁有哪些新规定？
答：1988年的《办法》规定，公证档案的保管期限为永久、60年和20年，远长于机关文书档案永久、30年和10年的保管期限。对此，《办法》依据新修订的档案法及其实施条例，作了以下规定：一是大幅缩短公证档案保管期限，将永久、60年和20年的保管期限，相应调整为永久、30年和10年，并制作了《公证档案保管期限表》，以附件形式附后。二是明确公证档案保管责任，规定公证机构可以将公证档案的保管期限通过书面告知、办公场所公示等方式告知当事人。三是规范公证档案销毁条件和程序，明确对于保管期限届满的公证档案，经鉴定无保存价值的应当销毁，但销毁前应当留存公证书正本。
问：《办法》在公证档案信息化方面专章作出规定，有什么重要意义？
答：信息化时代，公证档案的电子化与文书材料归档的数字化转型，已成为必然选择。一方面，各地公证机构为便利当事人、提高办证质效，采取在线办理方式形成了大量公证电子档案。另一方面，传统公证档案以纸质为载体，很多地方将传统载体档案进行数字化存储，不仅极大节约存储成本，减轻了公证机构的负担，而且可以将海量文书转化为结构化数据，让静态数据转化为服务动能，更好促进减证便民。《办法》因此设专章，明确公证档案信息化建设的整体性要求和原则性规定，规定公证电子档案与传统载体公证档案具有同等效力，倡导推进公证档案数字化，并对已经数字化的档案备查提出要求。