四川省社会科学院各类材料立卷归档制度

    立卷归档工作是档案管理工作的基础。为便我院科研、文书、会计、期刊、基建、教学等各种材料（包括各种载体）的立卷归档工作制度化、规范化，特作如下规定：
    一、文书档案归档
    1.凡以我院名义上报下发的文件，包括省委、省府、省纪委、省委宣传部的批文、平行机关的回函等，均由院办公室文秘科进行整理归档，各处室、所、部、中心等形成的文件由各部门进行整理归档。归档时间为文件形成年度的次年六月三十日以前交院办档案科。
    2.归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等件（本）为一件；来文与复文可为一件。
    3.归档文件要遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值的文件，按照院划分的保管期限表准确划分保管期限。
    4.归档文件应做到齐全、完整，凡破损的文件应予修整；字迹模糊或易褪变的文件应予复制，要去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件要进行折叠，折痕处应尽量位于文件、图表字迹外。
    5.归档文件年度应以文件发签发日期（落款日期）为准，但跨年会议形成的文件材料应统一归入会议闭幕年；跨年度的请示与批复统一归入批复年；跨年度的案件形成的文件材料统一归入结案年；跨年度的计划、总结、预决算、统计报表及法规性文件等内容涉及不同年度的文件材料，归入文件签发日期（落款日期）年度；几份文件为一件时，以装订在前面的文件日期为准。
    6.归档文件所使用的书写材料、纸张、字迹、装订材料应符合档案保护要求。
    7.归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件材料可集中排列。
    8.归档文件按件装订，装订时，正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发文在前、被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前、来文在后。装订前应将“件”内的各页按左、下侧对齐后用缝纫机在左侧扎边。
    9.归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在每件文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。
    10.文件没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加[ ]号。文件形成时间以8位阿拉伯数字标注年、月、日。每一件文件的页数以文件中有图页的页面为一页。
    11.归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
    二、科研成果归档要求
    1.课题材料的归档
    （1）实行科研课题负责人主持立卷归档责任制，由课题组指定人员按科研处制定的《科研课题建档要求》归档。具体地进行收集与整理，并建造卷（袋）内目录（一式二份）和课题案卷移交目录（一式二份）。
    （2）归档的课题在课题批准单位或院组织验收的同时，由科研处会同院办公室档案科对归档课题材料进行验收，合格后，在三个月内向院办档案科移交。
    2.个人科研成果的归档
    （1）凡是我院科研人员或行政人员在科研活动中完成的或参加完成的具有保存价值的专著、论文、工具书、调研报告等成果材料，以及其它载体的成果，都必须在被采用后由作者本人按《四川省社科院科研成果管理试行办法》的规定，及时将原件交所、处、室、部、中心指定的秘书人员进行登记。特殊情况下，也可直接送交院办档案科归档，并由作者本人填写《科研成果档案登记表》。
    （2）归档的科研成果必须按姓名分别建造移交目录（一式二份）。在登记后的当月内由所室秘书人员向院办公室档案科移交，当年的成果最迟不得超过次年元月十五日前移交。
    3.科研学术会议材料的归档
    凡以我院名义或以我院为主联合召开的科研学术会议所形成的全部材料，即：会议申请报告、上级批复、会议计划、日程安排、参加会议者名单、领导讲话、会议交流文稿、发言稿、重要的会议纪录、总结、纪要以及照片、录音录像带、新闻报道稿等。由会议秘书组指定专人负责收集、整理，并建造卷内目录和移交目录（一式二份）于会议结束后一个月内向院办公室 档案科移交。
    三、文件材料的归档
    1.根据国档发〔1987〕27号《机关档案工作业务建设规范》、《四川省社会科学院档案工作条例》的规定，凡是我院行政执行性活动中形成的具有保存价值的文件材料，都必须由文书形成部门收集齐全，按照立卷的要求，进行分类组卷，填写卷内目录（一式二份）和案卷移交目录（一式二份）。
    2.归档的时间：档案形成年代的次年六月底以前移交院办公室档案科。
    四、会议专业材料的归档
    1.财务会计专业材料的归档，实行由形成财会专业材料的会计部门立卷（或装订成册）责任制。由会计部门指定的专人按《会计档案管理办法》和《四川省社会科学院各类档案保管期限表》具体收集、整理，并建造案卷（盒）移交目录（一式二份）。
    2.归档时间：档案形成年度的第三年。如：1987年度形成的财会专业材料，立卷（盒）后，于1989年6月底以前移交院办公室档案科。
    五、基建材料的归档
    1.基建材料的归档实行形成基建材料的部门负责制，由基建部门指定的专人按国档字474号《科学技术档案工作条例》、国档发〔1988〕4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和《四川省科学院各类档案保管期限表》进行收集、整理，填写卷（盒）内目录（一式二份），并建造案卷移交目录（一式二份）。
    2.归档时间：基建工程竣工验收后的两年内移交院办公室档案科。
    六、期刊材料的归档
    1.期刊、书稿材料的归档，实行期刊编辑部指定专人负责制度，归档人员按照我院立卷要求及《各类材料归档和不归档的范围》、《各类档案保管期限表》进行收集、整理，并建造移交目录（一式二份）。
    2.归档时间：档案形成年代的次年六月底以前移交院办公室档案科。
    七、教学材料的归档
    1.教学材料的归档范围：教务材料及文书材料按文件材料的要求归档。学籍材料按学生个人在校先后形成的材料立卷归档，并建造移交目录（一式二份）。
    2.归档时间：教务材料及文书材料形成年代的次年六月底以前移交院办档案科；学籍材料应在学生毕业后的次年移交院办档案科。
    以上各种门类的归档材料如在规定时间内未交，应向院办公室档案科说明原因：未向档案科说明未交原因的，档案科将通过院办公室通知计财处在课题经费、会议经费、刊物补贴经费或包干经费中扣留2％的资金，直至归档材料在三个月内移交档案科，档案科出具验收合格证明并经院办公室同意后，计财处才予以退回；超过规定移交时间三个月的，计财处将把已扣留的2％的资金转入院部经费，不再退回。拒不移交归档材料者，院办档案科将通过院办公室请示省档案局按《档案法》和档案法《实施办法》追究其法律责任。个人科研成果材料的归档将作为院领导、人事处、科研处考评干部和评聘专业职称的重要依据之一。