四川省社会科学院档案工作管理办法
石维丹
2021年11月26日 03:18
第一条 为加强我院档案工作，实现档案管理规范化、制度化，更好地为全院科研行政工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《中共四川省委办公厅四川省人民政府办公厅关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（川委办〔2015〕2号）以及《四川省人民政府办公厅关于转发<四川省档案工作规范化管理办法>》（川办函〔2017〕170号）等有关规定，结合我院实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指我院在开展工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的信息记录。
第三条 档案工作是我院不可缺少的基础性工作，是记录社科发展历程、维护历史真实面貌的一项重要工作。任何部门（单位）和个人不得将应归档的信息记录材料据为己有。
第四条 我院档案工作接受省档案局的指导、监督和检查，由党政办公室统一管理，院属各部门（单位）负责收集归档并定期向党政办公室移交。
第五条 院属各部门（单位）主要负责人是档案工作第一责任人，应加强对本部门（单位）档案归档工作的领导，各部门（单位）兼职档案人员是档案工作的直接责任人，负责本部门（单位）档案的整理归档工作。
第二章 档案的整理
第六条 院属各部门（单位）在履行职责过程中形成的、具有保存价值的各类信息记录材料，在工作办理完毕后，均应整理归档。信息记录材料包括文件材料、科研课题和会议材料、会计材料、基建材料、期刊材料、学籍材料、合同材料等。
第七条 档案整理应当遵循各类信息记录材料的形成规律，保持信息记录材料之间的有机联系，区分不同价值，确定保管期间，便于保管和利用。文书档案、音像档案、电子档案一般以件为单位进行整理，科研档案、会计档案一般以卷为单位进行整理，其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理。整理方法分别按照相应要求执行。
第八条 党政办公室根据国家和省档案局有关规定，制定我院档案材料归档范围和保管期限表，并报省档案局审批执行。
第九条 归档门类和要求
1.文件材料的归档
（1）以院党委和行政名义上报下发的文件，由党政办公室进行立卷整理归档，上报文件归档时还应包括上级机关的批文和平行机关的回函等，凡各部门（单位）因工作原因收到的此类批文回函，应在第一时间将收到的原件交党政办公室归档；建造卷（袋）内目录（一式二份）和案卷移交目录（一式二份）。
（2）各部门（单位）形成的文件及材料由各部门（单位）按档案管理规定进行立卷整理归档；建造卷（袋）内目录（一式二份）和案卷移交目录（一式二份）。
（3）归档时限：次年6月底前。
2.科研成果的归档
（1）课题材料的归档
①实行科研课题主持人负责立卷整理归档责任制，由课题主持人指定人员按《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）和科研（外事）处要求进行收集、整理，并建造卷（袋）内目录（一式二份）和课题案卷移交目录（一式二份）。
②科研（外事）处负责对科研课题材料进行接收、归档和保管。党政办公室档案与督查科提供业务指导，并按照规定定期进行检查。
③归档时限：课题结题后3个月内。
（2）会议材料的归档
①凡以我院名义或以我院为主联合召开的科研学术会议、重要的工作会议所形成的全部材料，包括：会议申请报告、上级批复、会议计划、日程安排、参会人员名单、领导讲话稿、会议交流文稿（发言稿）、会议记录、纪要、综述以及新闻报道稿等，由科研处或会议牵头部门（单位）指定专人负责收集、整理，并建造卷内目录和移交目录一式二份。会议产生的照片、视频等影像资料由文献信息中心按照主题鲜明、影像清晰等要求进行筛选后，在会议结束1周内移交给会议牵头部门（单位），由会议牵头部门（单位）进行整理和归档。
②归档时限：会议结束后1个月内。
3.会计专业材料的归档
（1）实行由形成财会专业材料的会计部门立卷（或装订成册）责任制。由会计部门指定专人按《会计档案管理办法》和《四川省社会科学院各类档案保管期限表》进行收集、整理，并建造案卷（盒）移交目录（一式二份）。
（2）归档时间：档案形成年度的第3年。
4.基建材料的归档
（1）实行形成基建材料的部门（单位）或领导小组办公室负责制，由实施部门指定专人按《科学技术档案工作条例》（国发〔1980〕302号）、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）和《四川省社会科学院各类档案保管期限表》进行收集、整理；填写卷（盒）内目录（一式二份），并建造案卷移交目录（一式二份）。
（2）归档时限：基建工程竣工验收后的2年内。
5.报刊材料的归档
（1）实行报刊编辑部负责制。归档人员按照我院立卷要求及《各类材料归档和不归档的范围》《四川省社会科学院各类档案保管期限表》进行收集、整理，并填写卷（盒）内目录（一式二份），并建造案卷移交目录（一式二份）。
（2）归档时限：档案形成年代的次年6月底前。
6.学籍材料的归档
（1）由研究生学院指定专人按学生个人在校期间先后形成的材料立卷归档，并建造移交目录（一式二份）。
（2）归档时限：学生毕业后的次年6月底前。
7.合同材料的归档
（1）实行合同签订承办部门（单位）负责制。由承担合同签订工作的部门（单位）指定归档人员按照合同签订过程中形成的材料进行归档并附扫描件，包括合同原件正式文本及附件、与合同签署有关的基础、背景资料、或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份证明等，以及其它应当存档的合同相关资料。
（2）归档时限：合同签订后一个月内。
第十条 立卷整理基本要求
1.按照本部门（单位）工作活动的规律，保持文件材料（或其它门类和载体材料）之间的历史联系。归档的每份文件、材料的页数均应齐全完整，并将正件与附件、复印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开。
2.不同年度的文件一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，归入请示年立卷；跨年度的规划、计划、预算，归入文件内容针对的第一年度；跨年度的总结、决算，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。
3.归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发稿纸的，文件处理单在前，收文在后，正本在前，发文稿纸和定稿在后。
4.会议照片、录音、录像等音像资料应分别按类别制作光盘（须标明类别、会议名称、拍摄/录制者及拍摄/录制时间等，其中时间用8位阿拉伯数字如20XX0101表示）。
5.照片资料应选取有代表性的进行冲印，并用文字进行简要说明，说明要能准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由、经办责任者等要素尽可能齐全。
6.成卷装订的文件材料，应统一在有文字和图表的画面上逐页编号，页号位置在每页正面的右上角，背面的左上角。每卷一般不超过200页。
7.案卷均按规定的格式和要求用毛笔或钢笔填写，卷内文件目录、备考表和案卷封面的各项，字迹要工整、清晰。案卷题名应能准确反映卷内文件或材料的内容，一般不超过50个字。
8.要去掉卷内文件、材料上的金属物。对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱。字迹已扩散的应复制，复印件与原件一并立卷。案卷采用三孔一线的方法装订。
第十一条 以上各种门类的归档材料如在规定时间内未移交归档，应向党政办公室说明原因；未说明原因的，党政办公室将报告分管院领导后，提请财务处在包干经费、课题经费、会议经费或刊物补贴经费中扣留2％的资金，直至归档材料在3个月内全部移交档案与督查科，档案与督查科出具验收合格证明并经分管院领导同意后，财务处方予以退回；超过规定移交时间3个月的，财务处将把已扣留的2％的资金转入院机动经费，不再退回。拒不移交归档材料者，将按程序依法依规追究其责任。
第三章 档案的管理
第十二条 党政办公室档案与督查科是我院档案管理的专门工作机构，配备专职工作人员。负责对接收的各种门类、各种形式和各种载体的档案，按照档案分类方案进行分类、编目和入库保管；负责对档案的接收、整理、保管、利用、移交、销毁等情况进行统计，并按规定向省档案局报送档案工作情况统计表；负责对院属各部门（单位）的文书立卷和归档工作进行业务指导，并定期督促各部门（单位）按时按质完成归档工作；负责档案信息化建设实施工作，定期向省档案馆移交档案；负责组织实施本院档案工作业务交流和培训，开展档案宣传教育；负责办理档案的借阅和查阅，为档案利用提供服务；负责档案库房的安防工作，确保档案库房整洁安全。
第十三条 各部门（单位）是我院档案管理的配合部门，应确定兼职档案工作人员，负责本部门（单位）的档案收集、整理、立卷、归档、移交工作，兼职档案工作人员须定期参加我院或上级主管部门组织的档案工作培训等活动。
第十四条 专（兼）职档案工作人员选配工作应当遵循忠于职守、遵规守纪的原则，根据职责要求认真履职，积极开展工作。
第十五条 专（兼）职档案工作人员调整岗位时，应当在离岗前办好交接手续。其中，涉密档案人员的调离必须按照国家有关保密法律法规执行。
第四章 档案的安全和保密
第十六条 档案库房是保管档案的重要场所，我院应按照档案安全的技术标准和建设要求设置档案库房。科研成果档案库房由科研（外事）处负责日常管理，人事档案库房由人事处负责日常管理，院档案库房由党政办公室档案与督查科负责日常管理。
第十七条 档案库房应绘制《档案存放位置示意图》，编制档案存放框架指引卡，根据不同载体确定的保管要求进行实体安全和信息安全保管。
第十八条 档案库房管理人员要定期检查档案保管情况，发现问题及时汇报处理，并建立检查和处理情况台帐，确保档案安全。
第十九条 涉密档案应严格按照保密管理规定建立保管人员责任承诺制度并实施安全保管。
第五章 档案的利用
第二十条 我院根据档案的密级和内容，确定不同的利用权限、范围和审批手续。
1.凡本院各单位查阅科研、文书、期刊档案，必须出示形成该档案的各部门（单位）领导签注的意见；查阅涉及各部门（单位）及其以上领导干部个人的上述档案，须出示分管院领导的审批意见，并办理查阅登记手续，方可提供。
2.凡查阅财务档案，须经主管财务的院领导批准，由财务处指派专人查阅。
3.档案查阅范围应为档案室，特殊情况确需借出的，应按要求履行借阅手续，借出时间不得超过三天。
第二十一条 外单位查阅和利用档案，需持单位的介绍信，经档案形成部门（单位）同意并报分管院领导审批后，方能提供。
第二十二条 档案管理人员应强化责任意识和服务意识，定期检查借阅登记薄，对逾期不归还者，及时催促其归还；对拒不归还或其他违反《档案法》有关规定的行为，要报告院里并依法依规追究当事人责任。
第二十三条 党政办公室档案与督查科应加强档案信息管理，通过档案数字化建设实现档案信息资源的检索、利用和共享。
第六章 档案鉴定与销毁
第二十四条 党政办公室依据省档案局要求和我院《文书档案保管期限表》，定期对已达到保管期限的档案实施处置鉴定和判定档案存毁。
第二十五条 档案的鉴定工作由院党政办公室档案与督查科牵头，会同相关业务部门有关人员共同开展，必要时可邀请相关领域专家参与。
第二十六条 对经鉴定需继续留存的档案，要按照省档案局的有关规定，向省档案局移交或按鉴定后的保管期限继续留存保管。
第二十七条 对经鉴定要销毁的档案，要进行登记造册，经分管院领导审查批准后，在省档案局指定场所由2人负责监销，并在销毁清单上签字。
第二十八条 各部门（单位）移送党政办公室档案与督查科拟销毁的档案以外的其他材料，应按程序进行移交、登记、承诺后方可进行统一销毁；其中各部门（单位）自行保管的涉密文件销毁工作需按保密要求进行逐一登记、造册、移交后方可销毁。
第七章 档案移交
第二十九条 党政办公室档案与督查科应建立完备的统计台账，对室藏档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案人员情况、档案购买服务情况等进行定期统计。
第三十条 编制档案工作情况统计年报，报送上级档案部门。加强对档案工作变化情况的分析，为决策提供参考。
第三十一条 按照国家规定定期向国家综合档案馆移交档案。传统载体档案的数字副本应当与档案原件一并移交。
第八章 附 则
第三十二条 有下列行为之一的，依据《档案管理违法违纪行为处分规定》等有关规定对有关责任人给予处分：
1.将公务活动中形成的应归档的文件材料据为己有，拒绝归档的；
2.因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的；
3.擅自销毁档案的；
4.涂改、伪造档案的；
5.擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；
6.擅自提供、抄录、复制档案的；
7.其他违反档案管理法律法规行为的。
第三十三条 本办法由党政办公室负责解释。
第三十四条 干部人事档案和纪检档案分别按其主管部门规定要求，由人事处和机关纪委实施归档。
第三十五条 本办法自2017年11月1日起施行。川社科〔2014〕44号同时废止。